Guía completa de los tipos de comprobantes contables

Los comprobantes contables son documentos que sirven como soporte legal y financiero para registrar las transacciones comerciales de una empresa. Estos documentos proporcionan información detallada sobre cada operación, como la fecha, el tipo de transacción, las cantidades involucradas, los impuestos aplicables y las cuentas contables afectadas.

Conozcamos algunos tipos de comprobantes que existen para que los tengas siempre muy claros y presentes en tus declaraciones fiscales.

Tipos de comprobantes contables:

1. Comprobante de iniciación:

Este documento se utiliza para registrar el patrimonio inicial de la empresa al momento de su constitución. Incluye información sobre los activos, pasivos y capital contable de la empresa.

2. Comprobante de ingresos:

Registra las entradas de dinero a la empresa, como las ventas de productos o servicios, cobros a clientes, etc. Algunos ejemplos de comprobantes de ingresos son las facturas, notas de crédito, recibos de caja y tickets.

3. Comprobante de egreso:

Registra las salidas de dinero de la empresa, como pagos a proveedores, compras de materiales, gastos de personal, etc. Algunos ejemplos de comprobantes de egreso son las facturas de compra, recibos de pago, notas de débito y cheques.

4. Comprobante de traspaso:

Se utiliza para registrar el movimiento de bienes o valores entre diferentes departamentos o unidades de la empresa.

5. Comprobante de nómina:

Registra el pago de salarios y otras remuneraciones a los empleados de la empresa. Este comprobante incluye información sobre el nombre del empleado, el cargo que ocupa, el período de pago, el salario devengado, las deducciones aplicables y el salario neto a pagar.

6. Comprobantes de débito y crédito:

Estos comprobantes se utilizan para registrar las partidas que afectan el saldo de las cuentas contables. Los comprobantes de débito aumentan el saldo de las cuentas deudoras y disminuyen el saldo de las cuentas acreedoras. Los comprobantes de crédito tienen el efecto contrario.

Proveedores de facturas electrónicas:

En la actualidad, la mayoría de los países latinoamericanos han implementado la facturación electrónica, lo que significa que las empresas deben emitir y enviar sus facturas en formato digital. Existen diversos proveedores de servicios de facturación electrónica que ofrecen soluciones para empresas de todos los tamaños. Algunos de los proveedores más conocidos en Latinoamérica son:

• Gosocket
• SII Facturacion
• Billtobox
• Facturama

¿Quién debe emitir el complemento carta porte?

El complemento carta porte es un documento digital que se anexa a la factura electrónica para amparar el traslado de bienes o mercancías en territorio nacional. Quien debe emitir el complemento carta porte recae en:

• Empresas que transportan bienes por cuenta propia: Deben emitir el complemento carta porte cuando transporten sus propios bienes.
• Empresas que contratan a un transportista: Deben emitir el complemento carta porte cuando el transportista no lo haga.
• Transportistas: Deben emitir el complemento carta porte cuando transporten bienes por cuenta de terceros.

Requisitos que deben cumplir los comprobantes contables:

Los comprobantes contables deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Deben estar prenumerados: Cada comprobante debe tener un número único que permita su identificación.
• Deben contener información completa: Deben incluir la fecha de emisión, el tipo de comprobante, la razón social de la empresa, el número de identificación fiscal, la descripción de la transacción, las cantidades involucradas, los impuestos aplicables y las cuentas contables afectadas.
• Deben estar firmados por un representante legal de la empresa: La firma puede ser electrónica o manuscrita.

Diferencias entre los comprobantes contables y los comprobantes fiscales:

Los comprobantes contables y los comprobantes fiscales son documentos que se utilizan para registrar las transacciones comerciales de una empresa. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre ellos:

• Objetivo: Los comprobantes contables tienen como objetivo registrar las transacciones comerciales para fines contables y financieros. Los comprobantes fiscales tienen como objetivo cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa.
• Información: Los comprobantes contables pueden contener información adicional que no es necesaria para fines fiscales. Los comprobantes fiscales deben contener la información mínima requerida por las autoridades fiscales.
• Uso: Los comprobantes contables se utilizan para llevar la contabilidad de la empresa. Los comprobantes fiscales se utilizan para presentar las declaraciones de impuestos.

Cómo elegir un proveedor de facturas electrónicas:

Al elegir proveedores de facturas electrónicas, es importante considerar los siguientes aspectos:

1. Evalúa tus necesidades

Antes de comenzar a buscar proveedores, identifica qué funcionalidades son esenciales para tu negocio. Considera aspectos como el volumen de facturación, la integración con tu sistema contable, la facilidad de uso y el soporte técnico.

2. Investiga proveedores

Busca proveedores de facturación electrónica que se ajusten a tus necesidades. Lee reseñas, consulta con colegas en tu industria y solicita recomendaciones a tu red profesional.

3. Verifica la compatibilidad:

Asegúrate de que el proveedor pueda cumplir con los requisitos legales y técnicos de tu país o región. Verifica que cumpla con los estándares de facturación electrónica y que sea compatible con los sistemas que ya utilizas.

4. Evalúa la seguridad:

La seguridad de los datos es fundamental al manejar información financiera. Asegúrate de que el proveedor tenga medidas de seguridad robustas, como encriptación de datos y cumplimiento de regulaciones de protección de datos.

5. Considera la escalabilidad:

Elige un proveedor que pueda crecer junto con tu negocio. Asegúrate de que ofrezca planes o soluciones que se adapten a tus necesidades actuales y futuras.

6. Prueba antes de comprometerte:

Muchos proveedores ofrecen períodos de prueba gratuitos o demostraciones de sus servicios. Aprovecha estas oportunidades para probar la plataforma y asegurarte de que satisfaga tus necesidades antes de comprometerte.

7. Evalúa el soporte al cliente:

El soporte técnico eficaz es crucial, especialmente si surgen problemas con tus facturas electrónicas. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen servicio de atención al cliente, con canales de comunicación claros y tiempos de respuesta rápidos.

8. Considera el costo:

Compara los precios de diferentes proveedores, pero no te centres únicamente en el costo inicial. Considera el valor que ofrece cada proveedor en función de sus características, soporte y calidad del servicio.

Al seguir estos pasos y tomar el tiempo necesario para investigar y comparar proveedores, podrás elegir el mejor proveedor de facturas electrónicas para tu negocio.