Limitar recepción de correos electrónicos a horas laborales puede mejorar productividad y bienestar de empleados

A principios de este 2016, Francia aprobó una ley de reforma laboral que prohibió la consulta de correos electrónicos en los fines de semana. Una nueva investigación – que se presentará la próxima semana en la reunión anual de la Academy of Management (Academia de Administración)- sugiere a otros países que harían bien en seguir este ejemplo, por el bien de la salud y la productividad de los empleados.

Manos haciendo señal de tiempo fuera

Un nuevo estudio – elaborado por Liuba Belkin de la Lehigh University (Universidad de Lehigh), William Becker de Virginia Tech y Samantha A. Conroy, de la Colorado State University (Universidad del Estado de Colorado) – encuentra un vínculo entre la expectativa de recibir correos electrónicos en horas no laborables y el agotamiento emocional, lo que dificulta el equilibrio entre el trabajo y la familia. Los resultados sugieren que las tecnologías modernas en el lugar de trabajo pueden estar dañando a los mismos empleados de esas tecnologías que fueron diseñadas para ayudarles.

Liuba Belkin
Liuba Belkin, profesroa de la Universidad de Lehigh
Utilizando los datos recolectados de 365 adultos trabajadores, Belkin y sus colegas presentan el papel de las expectativas de la organización con respecto al envío de correo electrónico en horas no laborables y encontraron estados emocionales que repercute negativamente en los empleados, lo que lleva a un “agotamiento” y la disminución de equilibrio trabajo-familia, que es esencial para la salud individual y el bienestar.

El estudio – se describe en un artículo titulado “Exhausted, but unable to disconnect: the impact of email-related organizational expectations on work-family balance” (agotado, pero incapaz de desconectarse: el impacto de las expectativas de la organización de correo electrónico relacionados en el equilibrio entre el trabajo y la familia)- es el primero en identificar las expectativas de correo electrónico relacionados como un factor estresante de trabajo junto con los factores ya establecidos como son la alta carga de trabajo, los conflictos interpersonales, el entorno físico o la presión del tiempo.

Investigaciones realizadas con anterioridad han demostrado que con el fin de restaurar los recursos utilizados durante el día en el trabajo, los empleados deben ser capaces de separarse mental y físicamente del trabajo.

El correo electrónico es notoriamente conocido por ser un impedimento en el proceso de recuperación. Su accesibilidad contribuye a la experiencia de la sobrecarga de trabajo, ya que permite a los empleados a participar en el trabajo como si nunca dejaron el espacio de trabajo, y al mismo tiempo, inhibe su capacidad de separarse psicológicamente de cuestiones relacionadas con el trabajo a través de la conectividad continua“, escriben los autores.

Curiosamente, se encontraron con que no es la cantidad de tiempo dedicado a mensajes de correo electrónico de trabajo, si no la expectativa lo que impulsa la consiguiente sensación de agotamiento. Debido al estrés anticipatorio – definido como un estado constante de ansiedad e incertidumbre como consecuencia de las amenazas percibidas o previstas, de acuerdo con la investigación citada en el artículo – los empleados son incapaces de separarse y se siente agotados sin importar el tiempo dedicado en horas no laborables a los mensajes de correo electrónico.

Esto sugiere que las expectativas de la organización pueden estar robando recursos a los empleados, incluso cuando no se requiere de tiempo real ya que los empleados no pueden separarse completamente de trabajo,” declaran los autores.

Según el estudio, la expectativa no tiene que ser explícita o transmitida a través de una política formal de la organización. Se puede configurar para los estándares normativos para el comportamiento en la organización. La cultura organizacional se crea a través de lo que sus líderes y miembros definen en un comportamiento aceptable o inaceptable.

Por lo tanto, si una organización perpetúa la cultura de ‘estar siempre listo’ se puede evitar que los empleados se desenganchen completamente del trabajo que finalmente llevan al estrés crónico“, dice Belkin, profesora asociada de gestión de la Facultad de Economía y Negocios de Lehigh y coautora del estudio.

Expectativas de la organización

Los autores analizaron los datos en las encuestas de 385 participantes de una amplia variedad de industrias y organizaciones. Las encuestas fueron diseñadas para medir las expectativas de la organización, el tiempo que pasan fuera del trabajo con el correo electrónico, distanciamiento psicológico del trabajo fuera de las horas de trabajo, el nivel de agotamiento emocional y la percepción de equilibrio trabajo-familia, entre otros factores. Los grupos industriales más grandes representados fueron los de finanzas y banca (15%), tecnología (11%), y cuidado de la salud (8%).

Además de la correlación entre las expectativas de la organización para revisar el correo electrónico del trabajo después de las horas laborales y el agotamiento emocional, como resultado de la incapacidad para “desconectarse“, los investigadores también encontraron que las personas que prefieren una separación estricta de su trabajo y el tiempo en familia tienen una aún más dificultades para desprenderse del trabajo que los que están bien con una mezcla de trabajo y tiempo en casa.

El estrés anticipatorio causado por las normas de correo electrónico relacionados con la organización son más peligroso para las personas que prefieren horarios altamente segmentados,” dice Belkin.

Los autores creen que esto puede deberse a que las personas con una separación menos rígida entre el trabajo y el tiempo de la familia tienen “... mayor facilidad para desconectarse ya que sus preferencias personales no entren en conflicto con las expectativas de la organizaciónBelkin y sus co-autores creen que un entorno de alta presión también puede eventualmente llevar al agotamiento emocional aun para quienes tienen una “baja” separación.

El balance es importante

Los autores citan investigaciones anteriores que correlacionan la ausencia de equilibrio trabajo-familia a una serie de resultados negativos – tanto para el individuo como para el empleador:

A partir del estudio: “La satisfacción con el equilibrio entre el trabajo y los dominios de la familia es importante para la salud individual y el bienestar, mientras que la incapacidad individual a equilibrar con éxito papeles en esos dominios pueden conducir a la ansiedad y la depresión, disminución de la satisfacción con el trabajo y los roles familiares, ausentismo, disminución de la productividad del trabajo y compromiso con la organización y una mayor rotación“.

A medida que la investigación anterior ha demostrado, si la gente no puede desconectarse del trabajo y recuperarse, esto conduce al agotamiento, mayor rotación, un comportamiento más irregular, baja productividad, y otros resultados no deseables“, dijo Belkin.

Lo que los administradores pueden hacer

Los resultados del estudio permiten conocer lo que los directivos pueden hacer para mitigar el estrés crónico en los empleados y el agotamiento emocional causado por las expectativas de organización relacionadas por el correo electrónico.

Creemos que nuestros hallazgos tienen implicaciones para las organizaciones, ya que a pesar de que en el corto plazo estar ‘siempre listo’ puede parecer una buena idea, ya que aumenta la productividad, puede ser peligroso en el largo plazo“, dijo Belkin.

Los autores sugieren que si no es posible la prohibición de correo electrónico después del trabajo por completo, los administradores pueden implementar semanalmente “días sin correo electrónico“. Otra idea es ofrecer una rotación después de las horas programadas de correo electrónico para ayudar a los empleados a manejar el tiempo de su trabajo y la familia más eficientemente.

Los autores afirman: “Al hacer que las normas descriptivas y judiciales que hacen hincapié en destacar el equilibrio entre los dominios de trabajo y de no trabajo, las organizaciones deben disminuir potencialmente el relacionados del estrés de correo electrónico“.

Los beneficios pueden ir más allá del bienestar de los empleados

A partir del estudio: “Este tipo de políticas no sólo pueden reducir la presión del empleado para responder a los correos electrónicos después de las horas laborables y aliviar el agotamiento por estrés, pero también servirán como una señal para cuidar de la organización y apoyo, que podría aumentar la confianza en la administración, identificación con el trabajo, compromiso con el trabajo y otros comportamientos adicionales“.

Los autores sugieren que en futuras investigaciones sobre el impacto de los medios de comunicación sobre el comportamiento de los empleados y el bienestar se incluyan como las expectativas de la organización pueden estar contribuyendo a los resultados.

Sitios de interés

Imágenes cortesía de applea y Lehigh University


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Redacción, Plenilunia Sociedad Civil Fundada en el año de 2004, Plenilunia es una Sociedad Civil cuyo objetivo es fomentar el bienestar y la salud integral de la mujer.

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